FAQ de l’appel à projets CollEx-Persée 2018


1. Financement
2. Partenariat et coordination
3. Achats documentaires
4. AAP Numérisation
5. AAP Services aux chercheurs


 

1. Financement 

Quels sont les dispositifs relatifs au financement ?

Le financement est attribué au porteur du projet. Il couvre 50% maximum du coût complet dans la limite de 70.000 euros. Cette subvention ne peut porter que sur des dépenses éligibles telles que définies dans chaque AAP.

Qu’entend-on par coûts complets ?

Les coûts complets sont l’ensemble des dépenses effectuées pour la réalisation du projet. Il s’agit donc de l’addition des dépenses éligibles telles que décrites dans les AAP et des autres dépenses liées comme les salaires des permanents.

Doit-on obligatoirement obtenir un montant de cofinancement équivalent à celui de la subvention demandée ?

La notion de cofinancement concerne des financements apportés par des partenaires du projet ou d’autres subventions qui participeraient au financement du coût complet du projet (par exemple des subventions IDEX ou ANR), et qui s’ajoutent aux dépenses prises en charge par les porteurs du projet. Il n’y a donc aucune obligation liée à ce cofinancement, qui permet surtout de valoriser les autres soutiens financiers dont le projet pourrait bénéficier.

A quel moment les crédits seront-ils versés  et sur combien de temps peuvent-ils être consommés ?

Les crédits seront versés à l’issue de chacune des deux vagues des AAP, en octobre et décembre 2018. Ils sont à consommer durant la période de réalisation du projet (18 mois pour l’AAP Services, 20 mois pour l’AAP Numérisation).

Comment se fait le versement de la subvention ?

Le versement de la subvention se fait en une seule fois et est encadré par une convention financière établie entre le GIS et le porteur du projet, à charge pour le bénéficiaire d’assurer la répartition de cette somme entre partenaires. Si le dossier déposé comprend plusieurs volets et donc plusieurs porteurs, le GIS peut envisager de conventionner directement avec chacun d’entre eux. Il n’y a pas de versements pluriannuels, quand bien même la réalisation des projets eux-mêmes courre sur 18 ou 20 mois.

Y-aura-t-il chaque année des publications d’appels à projet ?

D’autres appels à projet suivront celui-ci car ce principe est constitutif du GIS CollEx-Persée. Il est cependant trop tôt pour dire s’ils prendront exactement la même forme. Une évaluation sera à effectuer au préalable à l’issue des appels à projets en cours.

Comment se fera l’évaluation des projets déposés ?

Les projets reçus seront examinés par le conseil scientifique du GIS CollEx-Persée qui s’appuiera sur des experts externes en tant que de besoin, et validés par le conseil des membres.

Sur la page 9 du dossier Numérisation-Projet collaboratif, il est mentionné un montant maximum de subvention fixé à 60 000 euros pour 70 000 euros dans la FAQ chapitre financement.

Il y a effectivement une incohérence entre les différents montants qui sont indiqués dans les documents de l’appel projets. Le montant maximal de subvention est de 70 000€ (et non de 60 000€) pour « Numérisation – projet collaboratif ».

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2. Partenariat et coordination

 Qui peut coordonner les projets ?

Les AAP services aux chercheurs et programme blanc sont coordonnés par une bibliothèque délégataire ou une bibliothèque associée.

L’AAP numérisation peut être coordonné par un chercheur, une équipe de chercheurs, un opérateur de l’information scientifique et technique, une bibliothèque délégataire, associée ou labellisée.

Une bibliothèque non labellisée peut-elle porter un projet ?

Une bibliothèque non labellisée ne peut qu’être associée à un projet dans le cadre de ce présent AAP.

Une bibliothèque municipale ou des archives départementales peuvent-elles porter un projet ?

Une bibliothèque municipale ou des archives départementales ne peuvent qu’être associées à un projet car hors périmètre institutionnel du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Pour être accepté, un projet doit-il forcément associer deux établissements ?

La dimension de réseau et de partenariat est au cœur des projets CollEx. Il est donc recommandé d’associer des partenaires de divers établissements. En outre, tout projet bénéficiera grandement d’une collaboration avec un opérateur, en particuliers si les membres du projet sont issus d’un seul et même établissement universitaire.

Les structures impliquées dans les PCP avec lesquelles une bibliothèque délégataire ou associée a des collaborations, peuvent-elles être identifiées comme des partenaires d’un projet CollEx-Persée ?

Oui, ces structures peuvent être associées à des projets CollEx-Persée.

Où puis-je trouver la liste des bibliothèques délégataires et associées ?

Cette liste est publiée sur le site http://www.collex.eu/organisation/

Un établissement ou deux établissements, membres d’une  Comue, peuvent-ils porter un projet CollEx sans avoir à faire porter le projet par la Comue ?

Concernant le portage des projets, l’appel impose d’identifier un établissement de l’ESR. Au-delà de cette obligation, les partenaires d’un projet sont libres de déterminer l’organisation qui leur semble la plus pertinente. Dans le cas exposé ci-dessus, le choix dépend des pratiques du site universitaire et du choix de porter un projet CollEx-Persée au niveau fédéral ou dans une logique inter-établissements.

Concernant le/les porteurs scientifiques doivent-ils obligatoirement être enseignants-chercheurs ou cela peut-il être un ingénieur de recherche – chercheur associé de l’un de nos laboratoires ?

Dans le formulaire de réponse, vous devez identifier une « personne responsable de projet » qui sera l’interlocuteur de CollEx-Persée et qui sera en charge du bon déroulement du projet. Il n’y a aucune condition posée concernant le statut de cette personne. Elle peut être enseignant-chercheur ou IT ou professionnel des bibliothèques.

Quels types de projets financés feront l’objet de la seconde vague de soumission du 28 septembre 2018 prochain ? Nous cherchons en effet à proposer un projet mais notre calendrier ne nous permet pas de répondre à la première vague qui se clôt à la fin du mois.

Les projets (qu’ils soient rattachés aux appels « Numérisation », « Services aux chercheurs » ou « Programme blanc ») peuvent être déposés fin juin ou fin septembre. Les porteurs de projet choisissent la date de dépôt qu’ils souhaitent.

Un laboratoire de recherche de notre université, va répondre à l’AAP 2018 CollEx-Persée « Numérisation ». C’est l’Université qui est porteur du projet pour le compte de ce laboratoire. Dans le document de dépôt (3.1.2.),il est mentionné qu’une lettre d’intention doit être jointe par chaque partenaire. Devons-nous fournir aussi une lettre d’intention en tant que porteur ?

Il n’est pas obligatoire d’établir une lettre de soutien pour un laboratoire qui vous est rattaché. Normalement, le laboratoire prévient son université du dépôt d’un projet et l’université accepte d’être le récipiendaire et le gestionnaire de la dotation. Le soutien (administratif) est d’emblée acté. Cependant, l’université peut faire un courrier pour indiquer que le projet est vraiment important dans le cadre de sa politique de recherche, de développement, de site, etc. Dans ce cas-là, cela peut être un élément positif qui sera apprécié des évaluateurs et du conseil scientifique.

Que recouvrent les lettres d’intention « partenaires » ? Des laboratoires peuvent-ils s’exprimer en leur nom propre ou doivent-ils solliciter la direction de leur centre de recherche respectif ?

C’est aux équipe de recherche elles-mêmes qu’il conviendra de choisir le moyen le plus simple et efficace de manifester leur soutien à votre projet soit en s’exprimant en leur nom propre soit en sollicitant leur direction.

Sous quelle forme doit-on présenter les lettres d’intention (cadre réservé aux lettres d’intention ou courriers en annexe de réponse ?)

Vous pouvez tout à fait utiliser le cadre réservé aux lettres d’intention des partenaires ou faire une annexe selon ce qui vous semblera le plus clair.

Nous avons constitué un consortium entre notre établissement (un USR du CNRS) et une bibliothèque étrangère pour déposer un projet. Pouvez-vous nous confirmer l’éligibilité de ce consortium ?

Dans le cadre de l’AAP Numérisation, tout chercheur peut présenter un projet. Votre consortium remplit strictement ce caractère de recevabilité (et non d’éligibilité). En revanche, parmi les critères d’éligibilité, il faudra que dans la réponse transparaisse le fait que le projet touche une communauté large et repose sur un réseau de partenaires (en priorité des acteurs impliqués dans Collex mais pas exclusivement ni obligatoirement). Ces critères d’éligibilité ne peuvent être jugés qu’ à la lecture du dossier.

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3.     Achats documentaires

La poursuite de l’achat de documentation imprimée acquise dans le cadre du CADIST fera-t-elle l’objet d’un AAP spécifique ?

Seules les bibliothèques délégataires et associées à CollEx continuent de percevoir une aide annuelle pour soutenir le développement des collections et les services liés à leur domaine d’excellence. Les bibliothèques labellisées doivent se rapprocher des bibliothèques délégataires correspondant à leurs domaines d’excellence pour faire remonter leurs besoins. La liste de ces établissements et les périmètres disciplinaires associés sont consultables à l’adresse : http://www.collex.eu/organisation/

L’acquisition de ressources numériques relève-t-elle de l’AAP Programme blanc ou bien y aura-t-il d’autres AAP spécifiques ?

Les achats électroniques sont gérés par un groupe de travail CollEx dédié qui réunit plusieurs collègues membres du GIS. Actuellement, le GT définit une liste de ressources de niche à négocier de façon centralisée pour un réseau de chercheurs. Toute suggestion d’achat peut être soumise au GT via l’adresse collex@recherche.gouv.fr.

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4. AAP Numérisation

Quel type de collection peut entrer dans le périmètre de l’AAP Numérisation ?

Dans le présent appel, outre des collections documentaires imprimées, des archives, des manuscrits, de la littérature grise, des documents iconographiques, des photographies, des plaques de verre, des objets en trois dimensions, des documents sonores et audiovisuels peuvent entrer dans le périmètre de l’AAP numérisation.

Est-ce qu’une équipe de recherche peut porter un projet ?

Dans le cadre de l’AAP numérisation, une équipe de recherche peut tout à fait coordonner un projet. Il est cependant préconisé, le cas échéant, de se rapprocher d’une bibliothèque délégataire ou associée si le champ disciplinaire choisi peut les concerner.

Doit-on élaborer des projets numérisation uniquement sur des fonds labellisés ?

Le projet de numérisation ne se limite pas au périmètre des collections labellisées, du moment que le corpus à numériser est d’intérêt pour une communauté de chercheurs et que l’implication de chaque partenaire est clairement établie.

Est-ce que le signalement des corpus est éligible dans le cadre de l’AAP ?

Le signalement des corpus n’est pas une dépense prise en charge par CollEx-Persée dans ce présent AAP. En revanche, l’inventaire d’un fonds d’archive et/ou la structuration d’un corpus numérisé sont éligibles. Le porteur du projet doit garder à l’esprit que l’inventaire et/ou la structuration sont forcément liés à la diffusion d’un corpus.

Est-ce que les projets d’expérimentation sont éligibles (par exemple l’expérimentation de logiciels d’OCR sur des langues non latines) ?

Les projets visant uniquement à expérimenter un outil ne sont pas éligibles à un financement. Le projet doit a minima comporter la réalisation d’un prototype, considéré comme l’étape initiale d’un dispositif opérationnel, et présenter les conditions de sa reproductibilité.

Dans le cadre des demandes de bourses individuelles relatives à l’appel à projet numérisation, je souhaiterais savoir si les oeuvres d’art (tableaux, sculptures, photos etc) entrent dans le périmètre des collections éligibles d’une étude?

Le périmètre des collections concernées par les appels à projet numérisation est très large et les documents en 3 D peuvent en faire partie du moment que le projet est monté en tenant compte des critères d’évaluation : qualité du service que le projet rendra à la recherche, compétences du porteur scientifique et des partenaires envisagés, présence de professionnels de l’IST etc…

J’appartiens à un laboratoire de paléontologie et souhaiterais monter un projet collaboratif de numérisation. Le SCD de mon université est labellisé mais dans une matière qui ne correspond pas à mon domaine scientifique. Comment puis-je organiser un partenariat cohérent ?

Vous devez vous rapprocher d’un établissement partenaire (bibliothèque délégataire, associée ou labellisée), et idéalement d’un opérateur, dans votre domaine, en l’occurrence le Muséum national d’histoire naturelle parait tout désigné. Cette capacité à créer un partenariat sera un critère d’évaluation.

Les publications que nous envisageons de numériser sont encore sous droits de copie et ne pourront être diffusées en libre-accès. Est-ce un obstacle pour soumissionner ?

Si l’appel à projet CollEx-Persée s’inscrit dans la perspective de la science ouverte, la diffusion du corpus numérisé en open access n’est pas une obligation. Bien entendu, la diffusion est une obligation et la diffusion en open access est à privilégier. Cependant, la diffusion peut être restreinte pour des raisons de droit d’auteur ou de respect des données personnelles. Dans ce cas-là, le porteur de projet doit justifier dans le formulaire de réponse les raisons pour lesquelles le corpus ne sera pas disponible en open access et expliciter les modalités de diffusion (diffusion seulement dans l’emprise d’un bâtiment par exemple ou diffusion restreinte pendant une période donnée, puis diffusion en open access).

Notre établissement (MSH) a été labellisé sur deux thèmes et souhaite répondre à l’AAP Numérisation. Devons-nous passer par l’université de tutelle pour déposer un dossier ou peut-on le faire au nom de l’établissement ?

Vous devez identifier un établissement public de l’ESR comme porteur du projet. Si vous êtes lauréat, cet établissement sera amené à signer une convention avec la Bibliothèque nationale universitaire de Strasbourg qui est l’établissement support du GIS « CollEx-Persée » pour percevoir la dotation.

Notre établissement a été labellisé sur deux thèmes et souhaite répondre à l’AAP Numérisation. Peut-on déposer deux dossiers de réponse distincts (1 pour chaque thématique labellisée) ou 1 seul dossier avec ces deux thématiques ?

Vous n’êtes pas contraints par les labels CollEx que vous avez reçus. Vous êtes tout à fait libre de poser un seul projet ou différents projets en fonction de ce qui vous semble le plus pertinent. Il peut sembler préférable de présenter deux projets en parallèle qui mettront en avant leurs objectifs spécifiques et leur cohérence propre. Si votre projet vise davantage à appareiller et exploiter des corpus déjà numérisés (quel que soit leur thématique), vous pouvez présenter un seul projet.

Quelle est la forme attendue du co-financement pour un projet numérisation de CollEx Persée ? Plus précisément, nous sommes bénéficiaires de financements de la Région qui permettent de recruter des personnels non permanents sur plusieurs années dans le cadre d’un projet. Les salaires de  ces personnels peuvent-ils servir de co-financement dans le cadre du projet numérisation CollEx dans la mesure où ils sont affectés à des tâches financées par le programme ?

Vous devez faire apparaître le coût global de votre projet et les différentes contributions des partenaires du projet. Ces contributions doivent être en lien direct avec la réalisation du projet et peuvent être de différente nature : temps de travail, dépenses de fonctionnement ou d’investissement. A ce titre, vous pouvez faire apparaître les subventions que vous avez obtenues auprès de la région. Le soutien demandé à CollEx-Persée ne doit pas dépasser 50% du budget total pour un montant maximum de 70000 euros. Cette subvention ne peut porter que sur des dépenses éligibles telles que définies dans chaque AAP.

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5. AAP Services aux chercheurs

Peut-on dans l’AAP 2018, proposer un projet qui inclut notamment la réalisation d’un prototype et indiquer qu’il sera demandé dans un AAP ultérieur la phase suivante d’évolution de ce prototype vers un outil « passé à l’échelle » ?

Le projet peut comporter la réalisation d’un prototype, considéré comme l’étape initiale d’un dispositif opérationnel, et doit présenter les conditions de sa reproductibilité. Il est tout à fait possible de se projeter au-delà du présent appel à projet mais en indiquant aussi des pistes pour être autonome dans de tels développements car on ne peut dire aujourd’hui si les prochains AAP du GIS prendront la même forme.

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