FAQ

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Les premières informations données ci-dessous concernent les appels à manifestation d’intérêt lancés pour la désignation des membres du Groupement d’intérêt scientifique « CollEx-Persée » et pour la sélection des collections bénéficiant du label « CollEx ».

Puis-je candidater ?

  • Je suis une bibliothèque / un centre de documentation sous tutelle MENESR

Seuls des établissements ayant la personnalité morale peuvent être membres du Groupement d’intérêt scientifique. C’est donc l’établissement de rattachement de la bibliothèque ou du centre de documentation qui doit répondre aux appels à manifestation d’intérêt. Les cadres de réponse permettent de spécifier quelles instances au sein de l’établissement candidat portent les projets présentés.

Les bibliothèques universitaires et les centres de documentation relevant de l’ESR qui le souhaitent peuvent répondre aux deux appels à manifestation d’intérêt

– ils peuvent participer au GIS en tant que membre (une seule candidature par établissement de rattachement), au titre de bibliothèque délégataire
– ils peuvent valoriser leurs collections et s’associer aux travaux du GIS en demandant le label “CollEx” pour une ou plusieurs de leurs collections.

  • Je suis une COMUE

Les communautés d’universités et d’établissements peuvent candidater aux deux appels à manifestation d’intérêt, au même titre que les autres EPCSCP.

Elles peuvent donc être membres du GIS au titre d’une ou plusieurs de leurs bibliothèques, et/ou demander le label « CollEx » pour une ou plusieurs des collections conservées au sein des établissements membres de la COMUE

  • Je suis un opérateur ou une structure nationale en IST

Les opérateurs et structures nationales soutenant les politiques nationales en matière d’IST (notamment BnF pour la Culture, ABES, ANRT, CTLES, CNRS-INIST pour l’enseignement supérieur), sont invités à participer aux travaux du GIS « CollEx-Persée » en tant que membre. Ils précisent dans une lettre d’intention adressée au MENESR les actions qu’ils souhaitent porter au sein du GIS.

  • Je suis une bibliothèque hors tutelle MENESR

Nombre de bibliothèques hors tutelle MENESR, parmi lesquelles figurent notamment les bibliothèques municipales, conservent des fonds de première importance pour la recherche. Dans sa première phase opérationnelle, le groupement d’intérêt scientifique réunira, en plus des opérateurs et structures nationales, des bibliothèques et centres de documentation relevant de l’enseignement supérieur et de la recherche. Les modalités d’intégration des autres bibliothèques aux travaux de CollEx-Persée seront étudiées par le Groupement d’intérêt scientifique une fois constitué.

Pour les bibliothèques hors tutelle MENESR dont l’établissement de rattachement est membre d’une COMUE, il est néanmoins déjà possible de répondre aux deux appels à manifestation d’intérêt en s’appuyant sur cette COMUE. Dans ce cas, il est conseillé de présenter un dossier commun avec les bibliothèques de la COMUE qui seraient des partenaires naturels dans votre domaine d’excellence.

Les bibliothèques hors tutelle MENESR peuvent aussi être associées à CollEx-Persée via un établissement de l’ESR qui proposerait dans sa réponse un projet articulé sur un réseau de partenaires disciplinaires dont elles font partie.

Par ailleurs, les appels à projets portés par le futur GIS CollEx-Persée devraient également permettre à des bibliothèques sous tutelle de l’ESR et d’autres ministère, collaborant dans un même domaine, de répondre ensemble.

Membres du GIS

  • Peut-il y avoir plusieurs bibliothèques délégataires au sein d’un même établissement (COMUE ou université), par exemple un SCD et une BIU ?

Le cadre de réponse pour la sélection des bibliothèques délégataires invite l’établissement candidat à donner des informations sur “chaque bibliothèque ou centre de documentation associé à la démarche” (page 5 et ss.). Il n’est donc pas exclu qu’un établissement puisse être retenu comme membre du GIS au titre de plusieurs de ses bibliothèques.

  • Peut-il y avoir plusieurs bibliothèques délégataires pour une même discipline ?

Le GIS n’a pas vocation à rassembler plusieurs bibliothèques délégataires positionnées sur une même discipline : la bibliothèque sélectionnée doit pouvoir animer le réseau de ses partenaires disciplinaires, et être le coordinateur des actions menées en coopération (PCP, développement concertés de ressources documentaires…).
Il peut donc être préférable, avant de répondre à l’appel à manifestation d’intérêt, de se concerter avec ses partenaires disciplinaires habituels ou potentiels, afin d’amorcer en amont la démarche de coordination.

  • Que recouvre l’intitulé de l’action 4  “référencement sur le web” ? Porte-elle sur l’intégration dans le web de données, ou bien sur un meilleur signalement sur les moteurs de recherche ?

Le formulaire de présentation de l’appel à manifestation d’intérêt décline de grandes catégories d’action au sein desquelles des propositions variées peuvent être faites.
L’action 4 concerne “L’Amélioration du référencement sur le web de fonds documentaires, en lien avec la cartographie nationale des ressources”.

L’idée maîtresse est d’améliorer la visibilité des collections, qui passe notamment par  les nouvelles technologies, comme le modèle de description RDF et le web de données, qui contribuent aussi à mieux apparaître sur les moteurs de recherche (généralistes comme Google ou Bing, ou spécialisés comme Google Scholar) : les établissements qui s’engagent sur cette action le feront en fonction de leur degré d’avancement technologique et de la richesse fonctionnelle des systèmes d’information dont ils disposent.

  • Que recouvre l’intitulé de l’action 5 dans le formulaire de réponse : “Développement concerté de ressources documentaires et matériaux de recherche” ?

Dans le formulaire de présentation de l’AMI, il est indiqué que l’action 5 concerne le “Développement concerté de ressources documentaires et matériaux de recherche, afin de prendre en compte les besoins des chercheurs en termes de données de la recherche, de métadonnées, d’archives de chercheurs, etc.”

L’action 5 décline la notion de “collecte” qui peut être utilisée pour décrire la constitution des ressources à fournir aux chercheurs, et qui recouvre les acquisitions éditoriales mais aussi la collecte de toutes les autres ressources dont les chercheurs ont besoin :
– littérature grise ;
– ressources inédites, qu’il s’agisse d’archives ou de données de recherche ;
– tout autre “matériau de recherche” conservé par l’établissement : objets, cartes et plans, photographies, etc. ;
et ceci, quelle que soit leur nature (numériques, imprimés, manuscrits, données, objets).

L’intitulé  insiste aussi sur l’importance de la coordination et de la coopération (“développement concerté”), comme les acquisitions partagées/mutualisées, la mise en commun de données de la recherche dans des bases communes ou au minimum interopérables, etc.

  • Quelles sont les responsabilités et obligations concrètes d’une bibliothèque délégataire par rapport à une bibliothèque labellisée ? Par exemple, la bibliothèque délégataire sera-t-elle destinataire des crédits pour son réseau, à charge pour elle de prévoir administrativement leur redistribution ?

Les bibliothèques délégataires ont à charge de faire remonter auprès du GIS les besoins identifiés auprès du/des réseau(x) disciplinaire(s) ou interdisciplinaire(s) qu’elles animeront (une bibliothèque délégataire peut l’être pour plusieurs disciplines).
Elles doivent être en mesure de réaliser, avec leurs partenaires, une estimation financière des besoins pour les actions à mener, qu’il s’agisse d’achats, d’opérations de numérisation, de restauration, etc. Après instruction des projets par le GIS, des moyens seront affectés pour la réalisation de ces actions : en fonction du type d’opération et de l’ampleur des projets, il pourra s’agir de crédits versés directement aux établissements pour des actions spécifiques, ou de subventions qui feront suite à des appels à projets.

Sur le plan de la gouvernance du GIS, les établissements porteurs de bibliothèques délégataires siègeront au comité directeur avec voix délibérative.

  • Doit-on signaler toutes les actions sur lesquelles nous souhaitons nous engager, ou uniquement celles pour lesquelles nous aurions besoin d’un soutien financier de CollEx-Persée ?

Les bibliothèques candidates qui mènent déjà des actions documentaires à dimension nationale et internationale (par exemple numérisation de fonds avec mise en ligne dans une bibliothèque numérique) qu’il est prévu de prolonger, même sans demande de soutien spécifique, sont invitées à les faire figurer dans le cadre de réponse comme contribution aux actions de CollEx-Persée.

CollEx-Persée a pour vocation de rassembler des acteurs œuvrant pour faciliter l’accès des chercheurs aux collections et ressources documentaires, de coordonner et d’optimiser leurs actions, et d’en développer ensemble de nouvelles. Signaler les actions déjà entreprises par les services documentaires, autant que celles qu’ils souhaitent développer dans le cadre de CollEx-Persée, contribuera à la définition de la future feuille de route du GIS.

  • Doit-on chiffrer les actions sur lesquelles nous souhaitons nous engager et les subventions que nous souhaiterions solliciter ?

Cet appel à manifestation d’intérêt n’est pas un appel à projets : il est destiné à rassembler les futurs acteurs du GIS, sans engagement initial de financement, même partiel, des besoins estimés.
Néanmoins, lorsque cela est possible, chiffrer le coût des actions envisagées dans le cadre du GIS (part prise en charge par l’établissement et évaluation des besoins complémentaires), fournira des éléments d’information utiles à la définition de la future feuille de route de CollEx-Persée et à l’évaluation financière des actions prioritaires qui pourront être soutenues dans ce cadre.

  • Dans le cadre de réponse, faut-il indiquer l’ensemble des publics inscrits lorsque cette inscription est automatique pour tous les étudiants et personnels rattachés à l’établissement ?

Oui. On compte l’ensemble des inscrits, y compris lorsque cette inscription correspond à une inscription automatique de tous les étudiants de l’établissement. Pour les BIU, ne comptabiliser que les inscriptions relevant d’une démarche volontaire des usagers ; si cela n’est pas possible, comptabiliser les emprunteurs (usagers ayant effectué au moins un prêt ou un renouvellement au cours de l’année universitaire).

  • Dans le cadre de réponse, peut-on présenter de manière collective la fonction documentaire de l’établissement ?

Le positionnement des bibliothèques délégataires au sein du GIS est essentiellement disciplinaire (ou pluri-disciplinaire, ou trans-disciplinaire). Par conséquent, il est souhaitable de mettre en exergue dans le cadre de réponse le ou les domaines disciplinaires sur lesquels l’établissement candidat propose de jouer un rôle de “tête de réseau”.
Dans le cas d’un SCD, si l’ensemble des bibliothèques intégrées et/ou associées concourent au dynamisme de l’établissement dans le ou les champs disciplinaires concernés, il est envisageable de rassembler l’ensemble des informations au niveau du SCD, en le spécifiant dans le cadre de réponse.

Labellisation

  • Ma bibliothèque possède une collection très riche dans un domaine disciplinaire, offrant notamment  des sous-ensembles thématiques uniques, particulièrement riches en unica : vaut-il mieux que je demande la labellisation des sous-collections, ou de la collection complète ?

Dans ce cas, l’établissement peut demander une labellisation de sa collection complète, puisqu’elle présente cohérence et unité. Dans sa description, il peut signaler les richesses spécifiques que constituent les fonds particuliers évoqués, dont certains auront sans doute vocation à être signalés spécifiquement ultérieurement (cartographie des collections d’excellence).

  • Ma bibliothèque possède deux  collections très riches, distinctes, ayant vocation à être labellisées : comment présenter le dossier ?

Dans ce cas, l’établissement présente une seule lettre d’intention,  et duplique le formulaire de réponse pour décrire séparément les deux collections (plutôt que de dupliquer chaque tableau sous chaque rubrique).

  • Peut-il y avoir plusieurs collections labellisées au sein d’un même établissement (COMUE ou université) ?

Oui. L’établissement propose la collection ou les collections qui lui semblent devoir bénéficier du label, avec la description de chacune : cf. le cadre de réponse de l’AMI page 5 : “Les informations suivantes sont à renseigner pour chaque collection pour laquelle le label “CollEx” est demandé.”

  • Dans le cadre de réponse, faut-il indiquer l’ensemble des publics inscrits lorsque cette inscription est automatique pour tous les étudiants et personnels rattachés à l’établissement ?

Oui. On compte l’ensemble des inscrits, y compris lorsque cette inscription correspond à une inscription automatique de tous les étudiants de l’établissement. Pour les BIU, ne comptabiliser que les inscriptions relevant d’une démarche volontaire des usagers ; si cela n’est pas possible, comptabiliser les emprunteurs (usagers ayant effectué au moins un prêt ou un renouvellement au cours de l’année universitaire).

  • Peut-on labelliser une collection conservée dans des établissements différents ?

La labellisation a vocation à être, notamment via la cartographie des collections d’excellence, un outil de valorisation au service de la recherche. Dans cette perspective, la dispersion des fonds de la collection sur plusieurs sites avec des conditions d’accès diverses ne favorise pas a priori sa lisibilité. Dans le cas d’une demande unique de labellisation portée en partenariat par plusieurs établissements, il importe tout particulièrement de mettre en évidence  à la fois la cohérence (disciplinaire, historique, au niveau du signalement et des services au public) de cette collection pluri-établissements, sa pérennité, et le fait qu’elle fait l’objet d’une politique documentaire concertée entre les différents établissements.

Pôles associés BnF

  • Ma bibliothèque est “pôle associé” de la Bibliothèque nationale de France : est-il encore nécessaire de renouveler cette convention avec la BnF, dès lors que nous candidatons à une labellisation “CollEx” ou comme membre du GIS ?  

CollEx-Persée est un cadre privilégié de coopération entre les bibliothèques de l’ESR et la Bibliothèque nationale de France, membre actuel du comité de pilotage de CollEx et futur membre du GIS CollEx-Persée.
Néanmoins, les financements “CollEx” et ceux issus de la BnF sont distincts : il reste donc important que les bibliothèques labellisées « pôles associés » par la BnF continuent de contractualiser avec celle-ci, dès lors qu’elles souhaitent poursuivre des actions dans ce cadre.